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OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_會(huì)議管理_華天動(dòng)力專注OA20年
OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_會(huì)議管理_華天動(dòng)力專注OA20年
當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企事業(yè)單位的內(nèi)外部會(huì)議也不斷增多，會(huì)議信息量也逐漸增大。為了有效的管理企業(yè)繁雜的會(huì)議以及落實(shí)會(huì)議內(nèi)容，合理的安排會(huì)議室并查看與會(huì)人員回執(zhí)等工作，華天OA研發(fā)了會(huì)議管理模塊，為企業(yè)能順利開展會(huì)議，并在開會(huì)后做好會(huì)議決議的執(zhí)行工作，為企業(yè)決策提供保障。
常見問題
在過去的會(huì)議管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
1、 會(huì)議的基本設(shè)置不全面，比如無(wú)法針對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類，無(wú)法添加與會(huì)資源，會(huì)議室使用和管理不明確等。
2、會(huì)議只能發(fā)起普通的會(huì)議申請(qǐng)，對(duì)于周期性的會(huì)議只能每次開會(huì)前發(fā)起，無(wú)法直接按照一定的規(guī)則自動(dòng)生成周期會(huì)議。
3、沒有會(huì)議日歷的展現(xiàn)，無(wú)法一目了然的知曉自己有哪些會(huì)議需要參加，無(wú)法按照月、周、列表的多種視圖進(jìn)行查看。
4、對(duì)于已經(jīng)被占用的會(huì)議室，無(wú)法提前預(yù)定會(huì)議，給會(huì)議發(fā)起人帶來(lái)不便。
5、發(fā)起會(huì)議通知后會(huì)議的與會(huì)人員無(wú)法回復(fù)是否參加會(huì)議，會(huì)議發(fā)起人也無(wú)法知曉哪些人員參與會(huì)議，無(wú)法提前為會(huì)議做準(zhǔn)備。
6、會(huì)議結(jié)束后沒有形成會(huì)議紀(jì)要的建立和反饋，對(duì)于會(huì)議上安排的工作無(wú)法直接轉(zhuǎn)成任務(wù)下達(dá)。
¤ 如遇突發(fā)情況，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有會(huì)議進(jìn)行更改、結(jié)束或取消，導(dǎo)致會(huì)議的管理死板，不靈活。
使用場(chǎng)景
會(huì)議的基本維護(hù)
企業(yè)在正式使用會(huì)議管理之前需要先明確會(huì)議的相關(guān)信息，如需要有哪些類型的會(huì)議；需要用到哪些與會(huì)資源；企業(yè)有哪些會(huì)議室可供開會(huì)；如周期性會(huì)議需提前幾天發(fā)布會(huì)議并以何種方式通知給與會(huì)人員知曉；會(huì)議申請(qǐng)是否要設(shè)定流程，如何設(shè)置流程等等問題。會(huì)議管理員將以上的問題明確后方可在會(huì)議設(shè)置中對(duì)會(huì)議的基本信息進(jìn)行維護(hù)，此處是使用會(huì)議管理的基礎(chǔ)。
會(huì)議的發(fā)起
一般情況下，企業(yè)會(huì)議分普通會(huì)議和周期性會(huì)議兩種，華天的會(huì)議管理模塊分別為這兩種會(huì)議提供了解決方案。用戶需要發(fā)起普通會(huì)議時(shí)，則可通過會(huì)議發(fā)起功能填寫會(huì)議的主題、內(nèi)容、類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，選擇會(huì)議室、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、與會(huì)資源等內(nèi)容，完成會(huì)議的發(fā)送；如需要發(fā)起周期性會(huì)議時(shí)，除上述的基本信息需要填寫以外，還需要明確周期性會(huì)議的重復(fù)模式、重復(fù)間隔、重復(fù)策略、重復(fù)日期、會(huì)議時(shí)間等內(nèi)容。
會(huì)議日歷的查看
為了能讓每位用戶清楚了解自己有哪些會(huì)議需要參加，華天OA的會(huì)議管理模塊中為用戶提供了會(huì)議日歷查看的功能。此日歷可以按照日、周、列表的形式為用戶展現(xiàn)會(huì)議的安排，同時(shí)也能從此日歷中查看某時(shí)間段內(nèi)會(huì)議室的占用情況。
會(huì)議的預(yù)定
員工在發(fā)起會(huì)議時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到會(huì)議室被占用的情況，如必須使用此會(huì)議室，可以提前預(yù)定會(huì)議，將會(huì)議室預(yù)定，待會(huì)議室空出之后，則可從預(yù)定中選擇來(lái)發(fā)起會(huì)議。
會(huì)議的回執(zhí)與查看
會(huì)議發(fā)起人發(fā)起會(huì)議通知給各與會(huì)人員，與會(huì)人員可以對(duì)此會(huì)議進(jìn)行回執(zhí)操作，可說(shuō)明自己是否要參與會(huì)議，并寫明原因；會(huì)議發(fā)起人可以通過查看回執(zhí)功能看到每位與會(huì)人員是否參會(huì)的回執(zhí)情況，并能清楚知曉其回執(zhí)的時(shí)間和原因。
會(huì)議紀(jì)要的建立
會(huì)議結(jié)束后可由會(huì)議紀(jì)要員建立會(huì)議紀(jì)要并將紀(jì)要內(nèi)容發(fā)送給與會(huì)人員知曉，對(duì)于需要落實(shí)工作的會(huì)議內(nèi)容，在創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要發(fā)送的同時(shí)還可轉(zhuǎn)成任務(wù)給相關(guān)人員辦理。
會(huì)議的管理
用戶在實(shí)際使用中可能遇到會(huì)議需要變更與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間，會(huì)議提前結(jié)束或是取消等情況，都可以由會(huì)議管理員在會(huì)議管理中進(jìn)行修改和維護(hù)。
功能描述
會(huì)議管理即對(duì)企業(yè)的會(huì)議進(jìn)行管理，讓會(huì)議可以順利召開、會(huì)議內(nèi)容得以保存，會(huì)議工作得以落實(shí)。華天OA的會(huì)議管理系統(tǒng)主要包括會(huì)議日歷、會(huì)議發(fā)起、會(huì)議室占用、會(huì)議管理、周期會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議設(shè)置等功能，可使會(huì)議管理更加有序、有效。
功能組件概覽
常用功能介紹
會(huì)議日歷
會(huì)議日歷可為用戶提供日、周、列表三種形式的查看視圖，讓會(huì)議展現(xiàn)清晰，需要參加的會(huì)議一目了然。
會(huì)議發(fā)起
普通用戶可以在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì)議發(fā)起菜單中發(fā)起普通會(huì)議或周期會(huì)議，通過線上會(huì)議發(fā)起，可快速下發(fā)會(huì)議通知，在會(huì)議發(fā)起時(shí)，快捷選擇本單位會(huì)議室，可查看會(huì)議室占用情況，防止會(huì)議沖突，選擇人員時(shí)不僅可從系統(tǒng)中選擇本單位內(nèi)部人員，如有外部參會(huì)人員，可導(dǎo)入外部人員，或從通訊錄中選擇需要參會(huì)的外部人員。
會(huì)議預(yù)定
如所需會(huì)議室已被占用，可以提前將此會(huì)議室預(yù)定，待會(huì)議室空出后，方可召開會(huì)議。
會(huì)議回執(zhí)
會(huì)議的與會(huì)人員對(duì)需要參加的會(huì)議可以進(jìn)行回執(zhí)操作，回執(zhí)后會(huì)議的發(fā)起人可以在查看回執(zhí)中查看回執(zhí)的信息，方便了解與會(huì)人員是否參會(huì)，及時(shí)做出調(diào)整。
會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議結(jié)束后需要由會(huì)議紀(jì)要員對(duì)會(huì)議內(nèi)容做出記錄，同時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給指定的人員知曉。如果會(huì)議中有工作需要落實(shí)的，則可以直接點(diǎn)擊“發(fā)送會(huì)議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)”按鈕，將會(huì)議工作進(jìn)行分配，任務(wù)相關(guān)人員可在自己的工作任務(wù)模塊接收任務(wù)，并進(jìn)行定期任務(wù)反饋。
會(huì)議室報(bào)表
會(huì)議室報(bào)表可以統(tǒng)計(jì)單位會(huì)議室使用次數(shù)占比情況，通過圖形分析各個(gè)會(huì)議室的使用情況。
特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)
1. 全面的會(huì)議維護(hù)
華天OA的會(huì)議設(shè)置功能為用戶提供了會(huì)議類型、資源、會(huì)議室、周期會(huì)議設(shè)置、會(huì)議申請(qǐng)方式、會(huì)議申請(qǐng)流程等全面的會(huì)議維護(hù)，為會(huì)議模塊的順利使用提供了保障與支持。
2. 多種的會(huì)議發(fā)起
華天OA 的會(huì)議功能不僅支持普通會(huì)議的發(fā)起，還支持周期性會(huì)議的創(chuàng)建，讓系統(tǒng)根據(jù)周期規(guī)則的設(shè)置自動(dòng)發(fā)起周期性會(huì)議，不必人工重復(fù)發(fā)起，省時(shí)省力、提高效率。
3. 清晰的會(huì)議日歷
用戶通過對(duì)會(huì)議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個(gè)時(shí)間段、哪個(gè)會(huì)議室有什么會(huì)議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更友好，更直觀，更清晰。
4. 提前的會(huì)議預(yù)定
華天OA的會(huì)議管理提供會(huì)議預(yù)定的功能，用戶可以提前將被占用的會(huì)議室預(yù)定出來(lái)，待會(huì)議室空出后方可直接用此會(huì)議室發(fā)布會(huì)議，可實(shí)現(xiàn)有效的、合理的分配會(huì)議室資源。
5. 實(shí)時(shí)的回執(zhí)查看
每項(xiàng)會(huì)議的發(fā)布都可由與會(huì)人員做出是否參會(huì)的回執(zhí)，會(huì)議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會(huì)議準(zhǔn)備和調(diào)整，會(huì)議的回執(zhí)信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確，為會(huì)議管理者提供了便利。
6. 落實(shí)的紀(jì)要任務(wù)
會(huì)議結(jié)束后需要由會(huì)議的紀(jì)要員填寫會(huì)議紀(jì)要并發(fā)布給相應(yīng)人員傳閱學(xué)習(xí)，對(duì)于需要辦理的工作內(nèi)容，可以直接轉(zhuǎn)為任務(wù)，分配人員和工作內(nèi)容，讓會(huì)議要求和精神能有效執(zhí)行，工作落實(shí)。
7. 靈活的會(huì)議管理
會(huì)議管理中不僅提供了正常會(huì)議工作流程的管理，而且還提供了針對(duì)各種臨時(shí)變化的應(yīng)對(duì)策略，如會(huì)議的變更、結(jié)束、取消、刪除功能，讓會(huì)議管理模塊更加具體、規(guī)范、靈活、實(shí)用。
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